受注・在庫・出荷をひとつの流れとして整理

GLODINGでは、まず外岡商店様の現在の業務フローを整理し、受注から出荷までの各工程で発生している作業、確認事項、情報の受け渡し方法を可視化しました。

そのうえで、FAX注文内容を自動で識別し、注文データとして管理できる仕組みを設計しました。手書きのFAX注文にも対応できるよう、GLODING で独自開発したAI OCR (SmartMatchOCR)による読み取りと、人による確認・修正フローを組み合わせ、現場で無理なく使える運用を目指しました。

単にFAXをデータ化するだけでなく、読み取った注文内容を受注情報として登録し、在庫確認や出荷対応につなげられるように設計しています。

また、受注情報、在庫情報、出荷状況をシステム上で一元管理できるようにし、本社・工場・遠隔地の関係者が同じ情報を確認できる構成としました。

これにより、担当者ごとに情報を確認する必要が減り、社内全体で現在の受注状況や出荷状況を把握しやすくなります。

各工場でリアルタイムに状況を確認できる画面を設計

本システムでは、各工場で現在の受注状況をリアルタイムに確認できることも重視しました。工場内に設置するモニターで、受注状況や出荷対応の進捗を確認できるようにすることで、現場担当者が都度本社へ確認しなくても、今対応すべき注文や作業状況を把握できます。また、新規工場を含めた複数拠点での運用を想定し、遠隔地からでも同じ情報を確認できる仕組みを設計しました。これにより、拠点が増えた場合でも、受注から出荷までの業務を管理しやすい体制を整えることができます。

配送会社の専用プリンターと連携し、出荷業務も効率化

出荷業務では、佐川急便・福山通運の専用プリンターとの連携も重要な要件でした。受注データと配送業務をつなげることで、配送伝票の発行作業を効率化し、受注から出荷までの流れをスムーズにしました。また、受注FAXへの返信入力や送信作業についても、省力化できる仕組みを組み込み、受注後のやり取りにかかる負担を軽減できるようにしています。単に注文情報を登録するだけでなく、実際の出荷業務までを見据えた設計とすることで、現場で使いやすい受発注システムを目指しました。

担当者に依存しない、継続可能な受発注業務へ

本プロジェクトの大きな目的は、特定の担当者に依存しない業務体制を整えることでした。

これまで担当者の経験や判断に支えられていた業務を、システム上で標準化することで、誰でも状況を把握し、同じ流れで業務を進められるようになります。

FAX注文の確認、受注情報の登録、在庫確認、出荷状況の確認、配送伝票の発行といった一連の業務をシステム上でつなげることで、受発注業務全体の効率化と安定運用を支援しました。

外岡商店様にとって、本システムは単なる入力作業の効率化ではなく、今後の事業継続や新規工場の運用を支える業務基盤となります。

GLODINGの支援内容

• 業務フローの整理
• 受発注管理システムの設計・開発
• FAX注文内容の自動識別・データ化
• SmartMatch OCRを活用した注文情報の読み取り設計
• 受注情報・在庫情報・出荷状況の一元管理
• 工場向けリアルタイム表示画面の設計
• 遠隔地からの状況確認機能
• 佐川急便・福山通運の専用プリンター連携
• 受注FAXへの返信入力・送信作業の省力化
• 現場運用を見据えた管理画面の設計